時間の使いかたに上手くなろうシリーズの③回目です。前回のコラムでは「工程分け」について説明をしました。「資料作成」を例として工程分けの解説を進めました。以下のようなところで終わっていたかと思います。
①：どういった内容を伝えたいかを書きだす（乱雑に）。【30分】
②：目次として盛り込みたいことに整理して書きだす（乱雑に）。【30分】
③：目次としての順番を整理する（きちんと）。【30分】
④：資料のひな型を準備する（資料のバランスをイメージする）。【30分】
⑤：頭を使わなくて作成できる部分だけを作成する（本編では部分。会社紹介とか）。【30分】
⑥：本編を70％くらいの出来でいいので作成する（本当に70％で良い。まず終わらせる）。【1時間×5本】
⑦：資料を見直し70％を80％、90％に引き上げていく（これを何度か繰り返す）。【30分×3本】
資料作成の⑦つの工程に関して、その工程にかかる時間を予測しようというところです。工程⑥が「5本」、工程⑦が「3本」になっていることがポイントです。
すべてスケジュールに入れる
工程⑥の「5本」の意図としては、資料作成の本編が「5章」に分かれていることを想定し、1章の作成を1時間程度と考え「1時間×5本」としました。工程⑦の「3本」の意図も同様です。資料の見直しが1回で30分程度。それを3回繰り返すと想定し「3本」としました。工程分けの「さらに工程分け」を進めていくようなイメージです。
これらの細かい工程も含め合計すると13本の工程が作成されたことになります。次におこなうことは、この13本の工程をすべてスケジュールに入れることです。私はGoogleカレンダーを使用していますので、この13コマをそれぞれのブロックとして入力します。
Googleカレンダーを利用している方はご存じかと思います。Googleカレンダーは1つ1つのブロックを簡単に動かせるのが特徴です。この13本の工程について「これはこの日にやろう。この3つはこの時間帯にまとめてやってしまおう」とスケジューリングをしていくんですね。
工程で一番ミニマムな単位は「30分」
このときに効果を発揮するのが工程分けが「細かく」されていることです。この13本の工程で一番ミニマムな単位は「30分」です。1コマ30分であればちょっとした合間時間にスケジュールを入れることができます。実際には「③：目次としての順番を整理する（きちんと）」このあたりなどは15分程度で終わってしまいそうですよね。でもそれでいいんです。1コマの最小単位は30分にしておいて、15分程度で終わりそうな仕事でもバッファをもたせておきましょう。予想しているよりも若干仕事が早く終わった方がうれしいじゃないですか。
この13本をスケジューリングしたら、そのとおりに仕事を進めれば良いだけです。予想される時間分、すでに時間を確保している状態なので「間に合わなくて焦る」「資料作成自体を忘れていた」などということはないはずです。これで工程分けについては完了です。
工程分けをしていないとどうなるか。「資料作成」という何時間かかるかわからない仕事を漠然と頭の中に残し、「どうしよっかな・・」と不安を抱えながら仕事を進めることになります。仕事を工程分けして、スケジューリングすることでメンタル的にも安定するわけです。
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