何ごともそうだと思うのですが、いかに上手く時間をつかうかというのは仕事もプライベートも人生も充実させるために大切なポイントではないかと思います。
やることはやる時間を最初にきめておく
これ自分のいけないところです。GW中にやろうと思う仕事があっても「時間はたっぷりあるから」という理由でやらない。GWの終わりが近づいてくると「そろそろやりださないとヤバいぞ」と感じ出す。頭に「やらなきゃいかんぞ」をかかえたまま遊びにいったりして思うように楽しめない。GWの最終日に「少し焦りながら」やっと手をつける、みたいなことがありました。
これ、最終日に手をつけるまで頭の中で悩みまくってた時間って一切ムダですよね。最終日に手をつけると最初にきめてGWを楽しんでおけばよかったと思うんですね。「どうせこうなるんじゃーん」という経験って、誰しもあるのではないかと思います。
まあ、私自身、気をぬくとこうなってしまう性格です。とくに「時間に余裕がある」ときにこうなってしまう性格です。ただ「時間に余裕がない」「予定やタスクが詰まっている」ときの時間の使いかたはそこそこ上手なほう・・というとおこがましいのですが、悩みに悩んだ結果としてさまざまな理論（というかノウハウ？）を考えております。
そのひとつは前述したような「どうせこうなるんじゃーん」を幾度となく経験した上の、「やることはやる時間を最初にきめておく」のノウハウです。
仕事が生まれたスケジューリングする
私の場合ですが、スケジュール管理としてGoogleカレンダーを活用しています。こういったスケジュール帳的なものの活用はアポイントや会議、商談など「自分以外の他人と会う時間」を入力して共有するのが一般的です。しかし私はGoogleカレンダーに仕事も入れていっちゃうんですよね。
このGoogleカレンダーに仕事を入れるタイミングがひとつのポイントです。その仕事の必要性が生まれたときにすぐにスケジュールとして入力するのです。つまりたとえば「再来週の会議にプレゼン資料が必要だなー」と考えた場合。「会議」の予定とともに「資料作成」の予定も同時にスケジューリングするんですね。
「資料作成」を「会議」のどれくらい前にスケジューリングするかが問題になります。とくに優先する仕事がなければ明日にでも入れてしまうのが良いです。ここにはふたつ理由があります。ひとつは「時間が経てば優先順位の高い仕事が入る可能性がある」から。もうひとつは「あまり直前に仕事を入れて、資料がうまくつくれなかったら焦る」から。
「殴り書きする時間」もスケジュールに入れる
まずはできる限り直近に「資料作成」をスケジューリングして、「そもそもどれくらいの工数が必要そうか」を測る方が、後々焦ったり悩んだりしません。とはいえ、いきなり「資料作成」に取り掛かるのってけっこう重いじゃないですか。「会議」自体は再来週なのに。そういった場合、資料のシナリオを乱雑に「殴り書きする時間」をつくるんですね。そしてその「殴り書きする時間」すらもスケジュールに入れちゃうのがポイントです。
このあたりは時間管理のノウハウである「工程分け」にかかわります。次回以降に解説をしていきましょう。
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