（前回はこちら）
前回はセミナーのもっとも大切で大変な仕事である、告知・集客について紹介をしました。チラシやＰＤＦでの告知を基準にして、ＷＥＢサイトにも受け皿をつくりたいところです。新規のお客様に参加してもらうためにリアルの繋がりやＳＮＳを活用すること、また広告の出稿についても触れました。やみくもにお金は使いたくないので、「データをとって、毎日カイゼン」を心がけてください。
さて今回はセミナー当日までの準備編です。ここは順不同でいきましょう。
＊当日の担当を決めておく
セミナー当日の担当を決めます。役割としては「参加者のセミナー会場内の誘導」「受付」「司会進行」「セミナー講師のサポート係」あたりでしょうか。全体の動きを把握するディレクター的な役割の人間、またトラブルが起こったときに対応をする遊軍的なメンバーもいれば理想です。
この中で大切なのは「受付」です。参加者は必ずしもバラバラと会場にこられるわけではありません。多くの場合は開始１０分～１５分前にドドドと来られます。参加者の列ができたときに冷静に対応できるか、また過剰な滞留を起こさないための人数が足りているか。特に受付で金銭のやり取りが発生する場合は、一時的でも３名は受付の担当者が欲しいところです。
＊当日の資料を集める、印刷する
セミナー当日に使う資料は大きく分けてふたつです。
ひとつはセミナーの参加者に配布する資料。セミナーの参加者に配布する資料にもふた種類があります。ひとつはレジュメやデータなど、セミナーを聴講する際に使う資料です。こちらはセミナー講師から事前にもらっておかなければいけません。確認、印刷の時間を加味して３～７日前には受け取っておきたいところです。もうひとつはセミナーのアンケート。こちらはセミナー終了後に参加者の皆さんに書いてもらうものです。主催者側が用意する資料になります。
セミナーの聴講に使う資料の他に、セミナー講師からもらっておく資料がセミナーで投影するパワーポイントやＰＤＦのデータです。セミナー講師がノートパソコンやタブレットを持ち込む場合、先にデータをもらっておかなくても良いかもしれません。しかし、ノートパソコンの不調やプロジェクターとの相性が合わないなど万が一のトラブルがあり得ます。できるだけデータは共有した方が良いです。
＊アンケートをつくる、参加者リストをつくる、リマインドメールを送る
上記でも紹介したセミナーのアンケートの作成です。ポイントは「セミナー内容」と「運営について」のアンケートを項目を分けて作成することです。「セミナー内容」はセミナー講師へのフィードバッグになりますし、「運営について」は主催者側へのフィードバッグになります。基本的にフリースペースは書いてもらえないことが多いので、チェックを入れる「項目選択肢型」を心がけた方が良いと思います。
「受付」での確認、セミナー講師への共有のため参加者リストを作成します。リストの中には会社名と業種が入っていればベターです。私事になりますが、セミナーをおこなう際に「ＢｔｏＢ」の会社さんがどれくらいエントリーしているかは毎回気にしています。「ＢｔｏＢ」の会社さんが多いセミナーでは、少し表現の仕方、話し方を変えています。
最後にリマインド。セミナー開催の３～５日前を目途に、参加者の皆さんにリマインドのメールをお送りしましょう。申込をしたことを忘れている方もいますし、時間や場所の記憶があいまいになっている方もいます。やはりたくさんの方に参加いただいた方が、講師側も運営側も気持ちがいいですしね。
つづきはこちら。