（前回はこちら）
このスケジュール表を運用するときに大切なのは、「先に時間を取っておく」ということです。たとえば、こんな経験をしたことはないでしょうか。
＊わかっていても手に付かないこともある
今月の下旬にプレゼンテーションがある。それまでに資料を準備しなくてはいけない。まだ２週間あるから大丈夫だ、と思いつつも心の中に不安が残る。翌日、まだプレゼンテーションまで１３日間あるから資料に取り掛かる必要はない。ただ資料がきちんと準備できるかの不安は消えない。（そして毎日小さな不安を抱えながら１０日間が経つ）。そろそろ資料を準備しなければいけないが、怖くて手につかない現実逃避をしてしまう。明日、明後日と時間を空けてあるから大丈夫だと思い、ひとまずパソコンを閉じる。翌日、明日丸１日空けてあるからそこでやろうと手をつけない。そして前日、もう少ししたらやろうもう少ししたらやろうと思っている間に、夕方になった―――。結果、強引に準備をした内容がイマイチな資料を上げることになる。
仕事での良くあるパターンのひとつではないかと思います。これは「実行をする時間」がきちんと決まっていないから起きます。「プレゼンテーションの資料作成」という時間を先にとっておけば、ズルズルと後回しになることはないはずです。なぜなら、その時間に決まったことを実践すればいいだけですから。もし、「プレゼンテーションの資料作成」の「事前調査」が必要であれば、「事前調査」という時間を先にとっておけばいいだけです。
＊先に時間を取っておけば「不安」はなくなる
もうひとつ「先に時間を取っておく」ことで取り除くことができるものがあります、それは「資料を作らなくては」という「漠然とした不安」です。具体的に「いつ」「どのように」資料を作るのかをイメージできていないからこそ「漠然とした不安」が起こります。「先に時間を取っておく」ことで、「資料作りに悩むのは作成の時間が来てからで良い」と割り切ることができます。結果、余計な不安を心に残さずに今の仕事に集中することができるのです。「不安になるべき時間に不安になればいい」の論理です。
朝、出勤をしたらＴｏＤｏを書き出します。必ずしも当日中におこなわなければいけない仕事だけではないと思います。このＴｏＤｏで書きだしたタスクを水色の背景色でＧｏｏｇｌｅカレンダーに入力をしていくのです。仕事の内容によって、３０分、１時間、１時間半とかかる時間の予測をつけて時間を確保していきます。当日マストの仕事は当日のスケジュールに、マストでない仕事は好きな時間に割り振ってください。特に期限が決まっていなければ、状況によって仕事の移動は自由です。
＊人は一度にひとつのことしかできないからこそ
毎朝これを繰り返していると、仕事によっての時間の取り方が上手くなります。１時間かかると思っていた仕事が３０分でできた。３０分でできると思っていたが、１時間かかってしまった。じゃあ、３０分で終わらすにはどうすればいいか？そんな気づきと改善に頭が回転していきます。また、各々の仕事にかかる時間を読み、スケジューリングをすることで自分のキャパシティの上限や余り具合に気づくことができます。アポイントを入れるときの役にも立つはずです。
人は一度にひとつのことしかできません。いまに集中することこそ、ベストパフォーマンスを出す最重要なポイントなのではないかと思います。そのためにもブラッシュアップしたいのがスケジューリングです。今回の「Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを活用したスケジューリング」全３回で参考になった部分があれば、ぜひ業務で試してみてくださいね。
おわり。