著者：石田 麻琴

4つのポイント！Googleカレンダーを活用したスケジューリング方法【no.0810】

　自分を成長させられるか否か、目標に到達できるか否かの大きなポイントはスケジューリングなのではないかと考えています。

自分の頭の中、進んでいくステップをスケジュール化

　もちろん、本質的な得手不得手があると思いますし、スケジュールに縛られたくないという性格の人もいると思います。スケジュールを組まなくても、やりたいと思っていること、やらなくちゃと思っていることに向き合える方がうらやましいですが、私の場合はそれが無理です。

　自分の頭の中にあること、自分が進んでいくステップをスケジュールに落とすことによって、着実な一歩を踏み出せるようにしています。４年前に独立をしてから、スケジューリングについて試行錯誤をしてきました。そのナレッジについて紹介します。

　私の場合、スケジュールのすべてをＧｏｏｇｌｅカレンダーで管理しています。Ｇｏｏｇｌｅが提供している無料のツールです。ＧｏｏｇｌｅのＩＤ（Ｇｍａｉｌアドレス）があれば利用することが可能です。手帳や他での管理はおこなわず、Ｇｏｏｇｌｅカレンダーで予定を一元的に管理しています。

Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを活用する４つのポイント

　まず１つ目のポイントは「スケジュールの一元管理」です。

　Ｇｏｏｇｌｅカレンダーでは、アポイントの予定だけではなく、移動時間・起床時間だけではなく睡眠時間まで、１日のすべての時間をスケジューリングしています。人間は朝起きてから夜寝るまで何かをしています。厳密にいえば、寝ている間も「寝る」という行為をおこなっています。これをすべてスケジュールに入れているのです。ですから、私のＧｏｏｇｌｅカレンダーには「穴」がありません。

　２つ目のポイントは「スケジュールの『穴』を作らない」です。

　Ｇｏｏｇｌｅカレンダー上のスケジュールは最低１ヵ月先までは作成しています。すでにアポイント等の予定が入っている場合は、スケジュールが埋まります。アポイントがあれば前後に移動時間が入ります。それもスケジュールに入れます。アポイントのために資料作成の必要がある場合があります。もしくは、アポイント後に資料作成が必要になる場合もあります。どちらもスケジュールに入れます。

　というように、１つの予定が決まっていると必ず前後に入る事象が生まれるわけです。これをおこなうとスケジュールが少しずつ設定されていきます。同時に、起床時間・睡眠時間は例えば「２４時から７時まで睡眠」「７時から８時までは朝食・家事など」というように固定で１ヵ月分スケジュールを作成していきます。

　３つ目のポイントは「スケジュールに付随するスケジュールを予測する」です。

　当然１ヵ月先まですべてアポイントが決まっていることはありませんし、業務として何をするかが詳細に決まっているわけでもありません。アポイント時間、付随する業務時間、移動時間、睡眠時間、起床時間をまず設定し残った時間を、仕事の時間とプライベートの時間に分けます。

　はっきりと勤務時間が決まっている場合は、「９時～１７時」というように仕事の時間がはっきりするでしょう。その場合は、仕事時間という設定でスケジュールを入力します。土日祝日などはプライベート時間の設定で入力します。このとき重要なのは、特に何をするかが決まっていなくても「時間を先に取って用意をしておく」ことです。

　４つ目のポイントは「時間をつくっておく」です。

　この４つのポイントを押さえてスケジュールを作成すると予定を組むのが少しずつ上手くなってきます。ＴｏＤｏにいつも悩まされている方はぜひチャレンジしてみてください。

　人間は１度に１つのことしかできません。最高に効率的に、最高のパフォーマンスを出すためには「いまに集中」するしかないと思います。スケジュール管理に上手くなることで、より「いまに集中」できる状態をつくっていってください。

　スケジュール管理については、２０１６年に特別篇としてＥＣＭＪセミナーでおこなってみようかと思っています。

　おわり。