（2017年のECMJコラムのリライトです）
ECマーケティング人財育成という会社は「定例ミーティング」を仕事にしているわけですが、過去の経験値から円滑にミーティングを回すための方法を紹介していきます。
＊ミーティングに参加する人数は最大6人
一方的に情報を伝達することがメインのミーティングであれば、参加人数は何人でも構わないのですが、メンバーで意見交換をしたりアイデアを出し合ったり、次のアクションとその担当を決めるミーティングをおこなう場合、ミーティングに参加する人数は最大でも６人だと思います。最小人数は2人でも構いません。
ミーティングに参加する人数が6人を超えると時間内に意見が出せないメンバーがあらわれてしまいます。各々がミーティングの場にアイデアを出したり、膝を付け合わせて意見交換できるとしたら6人までが最適です。アクションの担当を決める場合も、6人くらいであれば全員が何かの仕事を持ち帰ることも可能。
7人を超えてしまうと、端の方に座っている2人が話し出してしまったり、パソコンで自分の仕事を始めてしまう人が出てきたりします。ミーティングとは目標のための中継地点ですから、「よし！またみんなで進んでいこう！」という雰囲気にならないともったいないわけです。
＊ミーティングで使う資料は事前に準備する
ミーティングは短ければ短いほど良いと思っています。ただ、普段それぞれの仕事をしているメンバーが自分の思っていることを吐き出すコミュニケーションの場でもあったりするので、すごーく短いミーティングはどうかなとも思いますが。
やはり大切なのは「アイデアを出すこと＞実行すること」ですので、ミーティングが簡潔であれば実行に使う時間が多くなります。ミーティングで使う資料は事前に告知をしておくこと、ミーティング開始時には紙もしくはパソコンで用意されていることが大切です。「あー、どこだっけ！」みたいなのは避けたいですね。
＊ミーティングは時間を短く、回数は多く、が本当は理想
ECマーケティング人財育成としてはなかなか毎日ミーティングをすることが難しいのですが、本来であれば「ミーティングは時間を短く、回数は多く」が理想です。1ヵ月に1回、長めのミーティングをおこなうことも大切ですが。5分～15分のミーティングを1日に数回入れる。実行数値管理表の活用などはこのイメージで考えています。
まず短めのミーティングを細かく入れると事業全体が向かっている方向のズレを早い段階で修正することができます。1ヵ月に1回のミーティングだとすると、大きく方向がズレていたときに「どこから直せばいいのか」状態になってしまいます。場合によっては修正ポイントが見つからず、最初から全部やり直しになる。これが怖いですよね。
細目にミーティングを入れられれば方向が大きくズレることはありません。また困っているところ、詰まっているところを事象が起きた段階でキャッチすることができます。1ヵ月に1回のミーティングで「ここが詰まってるんです・・」みたいな話になっても困るわけです。
＊複数議題がある場合は時間配分を決めておくのも手
ミーティングはどうしても頭でっかちになりがちです。序盤のディスカッションに火がつくと、後半にいくつか重要なテーマが残っていても時間が足りなかったり、体力が残っていなかったりします。
ひとつは、優先順位・重要度の高いテーマをミーティングの前半に入れておくこと。後半は確認事項をメインにすること。もうひとつは複数の議題の時間配分を最初から決めておくことでしょうか。時間内に結論が出なければ「いまはまだ結論を出すための要素が揃っていない」と考え、次の議題に移るのです。
ただ、時間配分にこだわりすぎると重要テーマが毎回毎回「まだ要素が揃っていない」になりがちです。商売は「違い」をつくることが大切ですから、テーマを均等に話し合うよりも、1点を徹底して突き詰めていった方が良い結果が出るのではと思います。私は後者の方が好きですね。ぜひ参考に。