少し前に、スケジュール管理・タスク管理について書きましたが、その流れでメール管理についても書いてみようと思います。
ネットショップ、WEBサービスなど、インターネットに関わる仕事をしている方なら、たくさんのメールをどうやって捌くか、悩むところだと思います。また、多くの人と接触する仕事をしていると、これまた捌くメールの数が多くなります。経営者はもちろんのこと、事業部長・マネージャーともなると、あっちこっちからメールが飛んできて大変です。
あくまで私のメール管理ですが、基本的にメールは飛んできた瞬間に見ています。お客様と打ち合わせしているときはパソコンを開かないので（開いていてもメールは確認しない）、チェックはできませんが、その他のときにはほぼリアルタイムで確認をしています。
意外に思われるかもしれませんが、メールのフォルダ分けはしていません。というか、フォルダは作っていますが、特にすぐ確認する必要がないメールは自動でフォルダに入る設定に、その他のメールは受信トレイで確認してから手動でフォルダ移動させるようにしています。
以前は、メッセージルールを細かく設定し、メールを直接フォルダに入れる派でした。なのですが、フォルダ分けをすると、メールが来た順番がフォルダ間でわかりづらいこと、フォルダの見逃しが出る可能性があること、この2点から、受信トレイで一括確認の方式を取っています。
受信トレイに落ちているメールをメールが来た時間順に見ていきます。ルールとしては、「メールが来た順に対応をする」です。そして、メールを見た瞬間に、どんな内容を返すかを判断し、必要に応じてその場で返信をします。（もちろん、外でメールを確認したときは、返信は後になります）。メールを読んだ瞬間に返信すると、対応漏れを起こす心配もありません。「メール返信しなきゃー」と頭の中で覚えておく必要もないですしね。
とはいえ、メールの内容により、その場で返信ができないものもありますよね。誰かに予定を聞いた後でないと正式決定ができないもの、会社の規定などにより自分で判断をつけられないもの、緊急の予定が入ってメールを返す余裕がない、など。その場合のみ、マークをつけて「要返信」のフォルダにメールを移動させます。ちなみに、私はGmailを使っているので、「スター付き」のフォルダにメールが入ります。
ここで適用されるのが、「36時間ルール」です。基本的に、メールは36時間以内に返す、という自分の中の勝手な決まりです。24時間だとタイミングが悪い可能性があるし、48時間だと遅すぎる、だから36時間にしよう、ということでそうなりました。もちろん、資料作成などの依頼メールについては36時間後の確約ができないので、「対応します」というメール返信になります。一時返信も含め、36時間以内、というわけです。
私の場合などはコミュニケーションが仕事の主になりますので、メールを頻繁に確認しますが、仕事によってはメールを頻繁に確認できない場合もあると思います。というか、頻繁に確認していると「効率が悪い」という場合もあるでしょう。できれば、「即読み即返し」をしたいところではありますが、そのような場合は、午前（11:00頃）と午後（17:00頃）にメール返信の時間をスケジューリングしておき、対応するのが良いかと思います。ポイントは「先にスケジュールを抑えておく」ことです。
あとは電話ですね。「メールでの説明だと長くなりすぎる」「メールだと意図が伝わらない（誤解を生む）可能性がある」と判断したら、電話で済ませること。当然ですが、電話の方がはるかに早いです。特に、ネガティブな内容の場合は、電話の方が良いでしょうね。大抵のことは、「人」が悪いわけではなく、「事象」が悪いのが原因なので、話せばわかってもらえるはずです。（と思って、話すしかないです）
ちなみに、メールの返信が早い方ですが、先方に即レスを求めているわけではありませんからね。ということだけ、最後に伝えさせてください。
おわり。