事業の回転を上げていくために、ミーティングをどうおこなっていくかがポイントになります。
ＥＣＭＪのコンサルティングにおいても、コンサルタントがネットショップ（もしくはインターネット戦略ほか）のミーティングに参加し、全体と個々の状況をみることで、どんな課題を加えればいいか、どんな数字を取得すればいいか、どこをフォローした方がいいかを考えていきます。
今回は、コンサルタント視点でのミーティングのポイントについてお伝えしていきます。
最初に検討するのは、コンサルタントを含んだミーティングの役割です。これは大きくふたつの方向にわかれます。
ひとつは、全体の状況を確認するための情報共有としての役割です。１度のミーティングで複数の部門の進捗状況、数値、課題を確認する場合、このパターンになります。情報共有型のミーティングには人数の基本的に参加人数の上限はありません。５０人、１００人でミーティングをおこなう会社も多いと思います。
もうひとつ、具体的なアイデア、具体的な施策、具体的な課題解決法を話し合うためのミーティングです。この場合、１度のミーティングで１つの部門もしくは１度のミーティングで１つのテーマについて話し合うのが基本になります。こちらのミーティングには人数に上限があります。できれば７人をミーティング参加の上限として、開催をしたいところです。
重要ではなさそうで重要なのが、実はこのミーティングに参加する人数です。具体性を求める、いわゆるブレスト系のミーティングの場合、８人以上の人数が参加すると、発言ができない人間が出てきます。８人のうち、意見を出しているのが３－４人という状態になりやすいのです。これが不思議と７人以内であれば全員が自分の意見を思ったときに即発言するようになります。
全体の情報共有としてのミーティング、個別の具体案を検討するミーティング、どちらかを優先するとなれば、全体の情報共有としてのミーティングになるでしょう。まずは事業全体の流れをつくる幹として情報共有のミーティングがあり、そこから伸びる枝として個別の具体策を検討するミーティングがあるというイメージになります。
またミーティングで欠かせないのは、時間の設定や書記・議事録担当など、ルーチンを決めておくことでしょう。
全体の情報共有のミーティングであれば、短ければ１５分、課題の検討を含めれば１時間半でしょうか。共有のみであれば１回のミーティングを長くするよりは、１５分のミーティングを定期的に数回おこなう方が効果があると思います。
逆に具体策を検討するミーティングは、事前の準備をおこなっていたとしても１５分で終わらすことは難しいでしょう。１時間から１時間半の時間が必要です。内容によっては２時間３時間が必要になる場合もあります。
ミーティングとは前に進むためのものです。前に進むための何かが決まらないならば、決まるまでミーティングを続けることもひとつのセオリーでしょう。一旦、休憩を入れて頭を整理してから再度ミーティングを設定するか、ぶっ続けでミーティングをおこなうか、ここは「自分ルール（自社ルール）」によって左右されるところです。
そして書記役の設定です。具体策を決めるミーティングでは特に、ですが、議論を空中に投げて展開していくのではなく、必ずホワイトボードに議事を書いて話を進めていきましょう。議論が堂々巡りにならず、かつ全体で理解を統一して一歩一歩前に進むことができるはずです。自分が理解しているのではなく、みんなで理解していることが大切ですからね。
事業の回転を上げていくため、ぜひミーティングのカイゼンにも努められてみてください。
おわり。