今回のECMJコラムではミーティングの開催方式について紹介をしたいと思います。
ご存じでない方のために一応ご説明しますと、ECMJのコンサルティングはインターネット戦略（デジタルマーケティング戦略）の定例ミーティングを開催する形でおこなっています。数値と施策の取り組み、状況をお話ししてもらいながら、次の戦略を検討していくんですね。なので、弊社のコンサルタントは月に数十回お客様とのミーティングをしていることになります。そこでの経験談から。
＊ミーティングに参加する人数は7名以下が理想
まず、ミーティングの参加人数は7名以下が良いかと思います。たとえば、ECMJのコンサルティングの場合はコンサルタントが入るので、クライアント様側から参加するメンバーは最大でも6名。社内でミーティングを開く場合は、最大7名。
経験上、8名をこえるミーティングは全員の意思統一がなされません。数字と施策の取り組み、状況の話でもメンバーの１人２人が中心で話す状態になりがちです。次の施策のディスカッションをするタイミングでも意見を出す人間と出さない人間が出てしまいます。途中で端にいる数人が話し出すのも8名を超えてからです。7名だと、全員で議論を進めることができます。
全体の戦略共有会や社内の数値共有会など、特に意見交換を必要とせず、報告メインでおこなう会議は10名でも20名でも結構です。ただ、議論を深めていくミーティングならば参加者は7名以内に絞りましょう。15名のミーティングで「何かディスカッションしましょう」は無理です。上長やリーダーだけが一方的に意見を出す状態になります。（こういう会議多そうですが・・）
＊ミーティングで議論する基本軸は4点だけ
大切な内容です。ミーティングのテーマによって様々ですが、議論の基本軸は決まっています。「これまでどういうことに取り組んだか」「それは数字にどう表れているか」「数字から考えられる仮説は何か」「次にどんな取り組みをするか」。この４点です。最悪なのは数字をみるだけで「何をやるか」が議論されない会議。「何をやるか」の意見はバシバシ出るけれども「いつまでに誰がやるか」が決まらない会議も残念です。「いつまでに誰がやるか」を判断する議長を最初から決めておくことも重要なポイントですね。
あとは時間。ミーティングの長さです。ECMJのコンサルティングの場合、隔週のミーティングをおこない、1コマを1.5時間でお願いしています。先に挙げた「どういうことに～どんな取り組みを」の４つを話すためには、月2回だと1.5時間が最低必要になります。
毎週1回の定例ミーティングであれば、1時間が適当です。つまり６０分間。もし週に2回のミーティングをおこなうなら1回が30分。毎日ミーティングなら1回10分です。週1回の60分という時間をどう使っていくか、そこからミーティングの時間を設定するのが良いと思います。1回が長ければディスカッションが中心、1回が短ければ進捗確認が中心です。
＊ミーティング準備の原則を崩さない
あとは、必ずアジェンダ（ミーティングで話す内容）を事前に共有しておくこと。ミーティングの時間には全員が会議室をできる体制に整えておくこと。基本ではありますが、意外と緩んでしまうところです。ミーティングの時間が始まってから資料を準備する、資料を分けるなどではいけません。原則を崩さないことが緊張感につながります。
ミーティングが早く終わった場合です。これはふたつの考え方があります。ひとつは解散して次の仕事に向かう方法。有益ですし悪くはありません。もうひとつは、時間いっぱいまでコミュニケーションを取る方法。一見無駄な時間に感じますが、まったく新しい情報を議論できる場にもなります。ちょっとした「余計な情報」から、新しいアイデアが生まれる可能性もあります。