未読メールを「常にゼロ」にして最新の情報を掴む。（2018年9月のコラムです）

　お客様や社内の連絡手段としてメールをメインで使っている人が多いかと思います。一部グループチャットで情報共有をしているところもあると思います。しかし、いずれの会社でも対応している連絡手段というと未だにメールなのではないかと思います。

　今回はメールの運用方法について、です。

＊メールを送信したときが、相手が知りたいとき

　メールボックスに大量の未読メールが残っている。メールばっかりをみていると他の仕事が手につかなくなる。メールの対応をしているだけで午前の仕事が終わってしまう。いつなんどきも送られ続けてくるメールというものがうざったい人もいるかと思います。

　ただ、相手がメールを書いて送ったときが一番返信の欲しいときだということです。もちろん「すぐでなくてもいいからメールで返信を待とう」という場合が普通。でも内心は「すぐに返信が欲しい」でしょうし、早い返信を期待しています。

　相手のコールに早いレスポンスができれば、相手の期待値を上回ることができます。もちろん返信が早ければ早いほど、次の展開に繋がりやすい部分もあるでしょう。問題は、レスポンスを早めるためのコツになです。

＊受信したメールは閲覧直後に返信をする

　メールの運用方法には大きく分けて二種類があります。

　ひとつはフォルダ分け。送受信メールが自動でフォルダに振り分けられるように設定をしておきます。フォルダを分けることで、レスポンスの優先順位をつけたり、対応をフォルダごとにまとめてできたりするのが特徴です。

　もうひとつが受けた順対応です。受信メールの自動振り分けをおこなわない方法です。メールは一元的に受信ボックスに落ちてきます。受信ボックス一か所だけを確認して、メールを受信した順番に対応していきます。対応したものから、作成したフォルダに放り込む形式です。

　後者の方法はあまり馴染みがないかもしれませんが、私は後者派です。以前は前者の方法でメールを管理していました。しかしフォルダ間の受信順がわからない、自動設定による見逃しが理由で変更しました。

＊大切なのは未読メールを「常にゼロ」にしておくこと

　「フォルダ自動振り分け」「受信ボックス一元管理」いずれで運用するにせよです。大切なのはメールボックス内の未読メールを「常にゼロ」にしておくことです。未読のメールがゼロであれば、新しいメールがどれかすぐに見つけることができます。

　未読メールがたまっていと、新しいメールに感覚的に気づくことができません。フォルダを見返したり、受信ボックスを見直したりしてメールに気づくことになります。未読メールが残っているか否かでレスポンスに差が出るわけです。そのために「朝メールボックスを開けたときに未読メールがない状態にする」癖をつけてください。この習慣がつくと、未読メールの存在がだんだんと気持ち悪くなってきます。常に新しい情報を鮮度の高い状態で取り続けるサイクルが出来上がるのです。

　未読メール「常にゼロ」を目指しましょう。

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