（前回はこちら）

前回は過去のスケジュールを画像で見ながら、スケジュールに入れている予定の「色」の定義について紹介をしました。睡眠時間、プライベートの時間、移動の時間、アポイントの時間、業務の時間というように予定を分けて入力し、空白の時間を作っていなかったのが特徴的なのだと思います。

　今回は未来のスケジュールについてです。

まずは上記の画像をご覧ください。こちらは２０１７年２月２０日（月）～２６日（日）までの一週間のスケジュール表になります。つまり、未来のスケジュールです。ちなみにこちらもわざと、多めにスケジュールが入っている週を掲載しています。見栄のため。

ここでひとつ目のポイントです。

未来のスケジュールを「空白なく」作っておく

Ｇｏｏｇｌｅカレンダーを活用してスケジュール管理をするということは、過去のスケジュール履歴を残しておくことではなく、未来の予定のスケジュールを確保しておくことですよね。この未来の予定のスケジュールについても、「空白なく」作っておくのです。私の場合は、２か月先のスケジュールは「空白なく」作っています。（３か月先以上については、「アポイントの時間」と「移動時間」のみを入力しています）

その上で、前回の過去のスケジュールと今回の未来のスケジュールを比較すると、ある一つの違いに気がつくのではないかと思います。「こげ茶色」の時間帯をスケジューリングしているのです。

こげ茶色

こげ茶色は仕事（＝バッファ）の時間を表しています。この時間に何をするかは特に決めてはいない、けれども仕事の時間として予定を開けているバッファの時間帯です。この時間は水色の「業務」をしても良いですし、ピンク色の「アポイント」を入れることも可能です。「アポイント」が入れば、黄色の「移動時間」も決まります。とにかく仕事（＝バッファ）の時間として先に予定をとっておくことがポイントです。

この要領で先のスケジュールを押さえると、「空白なく」スケジュールを埋めることができます。アポイントの時間と移動の時間以外は、「睡眠」「プライベート」「仕事」のいずれかということになります。ちなみに、「睡眠」の時間はあくまで未来のスケジュールなので気持ち的な目標時間で大丈夫です。私の場合はスケジュール作成時、睡眠時間を「２３：３０～６：３０」で一律で設定しています。２３時半にベッドに入れないこともありますし、６時半以降に起きることもしばしばですが・・。汗

今回のコラムの画像のように未来のスケジュールを用意して、Ｇｏｏｇｌｅカレンダー活用の運用がスタートします。大切なのはここからの運用です。

すでに決まっている業務（水色）を入力する

前提のスタート地点としてアポイント（ピンク）と移動（黄色）を入力していると思いますが、同様に現在の時点ですでに決まっている業務（水色）もあるはずです。たとえば、ＥＣＭＪの場合であれば、毎日のコラムの更新があります。毎朝６時がコラムの更新になるので、それまでにはコラムを書いておかなければいけないわけです。自動的に前日夜までに「２／２１コラム執筆」という業務（水色）の時間が埋まります。ちなみに、コラムは「１時間」で時間を取っています。

週次のミーティングをおこなっているなら、ミーティング前に「資料の準備」の時間が必要になります。習慣的に掃除の時間を入れている会社もあるかもしれません。毎朝の出社後３０分を使って「メール返信／メール対応」の仕事を入れておくのもアリです。とにかく大切なのは、「先に時間を取っておく」ということです。

つづきはこちら。

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