「属人的な業務」を無くすためにやりたいこと。（前回はこちら）

　まずは、「属人的な業務をなくすためのプロジェクトチーム」を結成しましょう。プロジェクトのコアメンバーは5～6人でお願いします。7人以上になると、発言をしない人が出たり、話題が分かれたりします。全員がミーティングに参加し、当事者意識をもって臨めるのが5～6人なのです。

定期的なミーティングで着実に課題をつぶす

　プロジェクトチームは定期的に集まって、課題解決の進捗を確認します。

1．ミーティングの内容は、「属人的な業務」課題解決の進捗状況確認。
2．課題解決アプローチの整理・案だし。
3．新しい「属人的な業務」課題の抽出。
4．次回のミーティングまでに各人がどんなアプローチをおこなうのかの確認。

　全部で4点です。

　ミーティングは週1回1時間、もしくは隔週1回1時間程度で良いと思います。大掛かりなテーマでもないですし、本業とは別のプロジェクトになるからです。また、コストを抑える取り組みであり、直接的に売上に繋がるわけでもありません。ただ、「属人的な業務」は常にどこかで顔を出してきます。一度で終わりではなく「継続する」ことを前提にスタートするのが望ましいと思います。

「課題解決管理表」を作成する

　ミーティングを進めるに際して「課題解決管理表」を作成します。この「課題解決管理表」で、解決すべき「属人的な業務」とその解決策・アプローチ。課題解決評価、解決へのボトルネック、開始日付・終了日付などを管理していきます。プロジェクトチームのリーダーに、この「課題解決管理表」の管理を委任します。プロジェクトメンバーの報告をまとめ、管理表に入力・アップデートするのが仕事です。

　プロジェクトメンバーは、前回から今回のミーティングまでの取り組みを共有します。前回のミーティングにおいて約束されたアプローチができていない場合、「なぜできなかったのか」を共有してください。もちろん理由は様々あるでしょう。これは「できていない」ことを批判する場面ではありません。お互いにどうヘルプを出せるのかをメンバー同士で考えましょう。

　進捗が思うように進まない課題については、新しい解決策を検討します。次の施策というわけです。また、新しく「属人的な業務」として仲間入りをする項目もあるでしょう。こちらも、「課題解決管理表」に加えていきます。ミーティングは、最後に「いつまでに誰が何をやるのか」を確認して終了です。

「属人的な業務」をなくすための方法はシンプル

　短めのミーティングを定期的に設定しPDCAを繰り返せば、着実に課題は解決します。

　重要なのは「属人的な業務を解決する」と決め、「定期的な見直しをかける」こと。「できるときに」の考え方は、裏を返せば「ずっと着手しなくてもよい」ということです。

　プロジェクトメンバーをしっかり決め、定期的に進捗を確認する時間と場を設け、課題解決の管理表を運用していき、「自助努力」で「属人的な業務」をなくしていきましょう。

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